Archivanta — trwały nośnik danych dla dokumentów i komunikacji z klientem

1. Wprowadzenie

Archivanta to platforma do publikowania, przechowywania i audytowania dokumentów w modelu trwałego nośnika danych. Rozwiązanie jest przeznaczone dla organizacji, które muszą zapewnić klientom, kontrahentom lub użytkownikom dostęp do dokumentów w sposób umożliwiający ich późniejsze odtworzenie w niezmienionej treści.

System wspiera proces publikacji takich dokumentów jak: potwierdzenia transakcji, wyciągi, polisy, OWU, aneksy, faktury, regulaminy, komunikaty posprzedażowe oraz dokumenty formalne przekazywane klientom. Archivanta obejmuje walidację plików, zabezpieczenie integralności, publikację, kontrolę dostępu oraz pełny ślad audytowy.

2. Dla kogo jest oferta Enterprise

Oferta Enterprise została przygotowana dla organizacji, które przetwarzają duże wolumeny dokumentów i potrzebują rozwiązania dopasowanego do własnych procesów, systemów źródłowych oraz wymagań compliance.

3. Problem biznesowy

W wielu organizacjach dokumenty są udostępniane klientom przez e-mail, panel klienta lub zwykły plik PDF. Takie podejście nie zawsze zapewnia wystarczający poziom dowodowości.

Typowe ryzyka to:

• brak jednoznacznego dowodu, jaka treść została udostępniona klientowi,
• brak wiarygodnego potwierdzenia czasu publikacji,
• możliwość podmiany dokumentu bez pełnego śladu,
• brak kompletnej historii wersji,
• trudność w wykazaniu zgodności podczas reklamacji, sporu lub kontroli,
• uzależnienie dostępu wyłącznie od systemu wewnętrznego organizacji.

Archivanta rozwiązuje ten problem przez połączenie procesu, technologii kryptograficznych, kontroli dostępu, retencji oraz audytu. Sam plik PDF może być częścią procesu, ale trwały nośnik powstaje dopiero wtedy, gdy dokument jest zabezpieczony, opublikowany, możliwy do odtworzenia i powiązany z dowodem integralności oraz czasu.

4. Zakres rozwiązania Enterprise

Wariant Enterprise obejmuje indywidualnie zaprojektowane wdrożenie Archivanta w środowisku klienta lub w modelu uzgodnionym z organizacją.

4.1. Publikacja dokumentów jako trwały nośnik

System umożliwia publikację dokumentów wraz z przypisaniem ich do klienta, umowy, polisy, zamówienia, sprawy lub innego identyfikatora biznesowego. Dokument otrzymuje stały identyfikator i może być udostępniony odbiorcy w sposób umożliwiający późniejsze odtworzenie jego treści.

Obsługiwane scenariusze obejmują m.in.:

• pojedyncze dokumenty PDF,
• paczki ZIP zawierające wiele dokumentów,
• dokumenty powiązane z jednym zdarzeniem biznesowym,
• dokumenty publikowane masowo,
• wersjonowanie dokumentów,
• historię publikacji i pobrań.

Archivanta deklaruje obsługę formatów takich jak PDF, JPG/PNG, DOCX i ZIP, przy czym PDF jest wskazany jako zalecany format dokumentów.

4.2. Walidacja dokumentów i metadanych

• format pliku,
• rozmiar dokumentu,
• kompletność danych wejściowych,
• poprawność metadanych,
• zgodność z polityką retencji,
• opcjonalnie zgodność z PDF/A,
• powiązanie dokumentu z klientem, umową, polisą, zamówieniem lub sprawą.

Dzięki temu organizacja ogranicza ryzyko publikacji błędnych, niepełnych lub niezgodnych dokumentów.

4.3. Integralność i niezmienność dokumentów

Każdy dokument może zostać zabezpieczony skrótem kryptograficznym. Hash dokumentu jest następnie powiązany ze strukturą Merkle’a oraz może zostać zakotwiczony w niezmiennym rejestrze dowodowym, takim jak blockchain. Celem tego mechanizmu jest umożliwienie wykazania, że dokument przedstawiony po latach jest dokładnie tym samym dokumentem, który został wcześniej opublikowany.

4.4. Ślad audytowy

Archivanta rejestruje zdarzenia związane z dokumentem, w tym publikację, odczyt, pobranie, potwierdzenie i eksport. Dzięki temu organizacja może odtworzyć historię: kto, kiedy, jaki dokument i w jakiej wersji udostępnił oraz kiedy odbiorca uzyskał do niego dostęp.

Ślad audytowy może być wykorzystywany przez:

• dział compliance,
• dział prawny,
• audyt wewnętrzny,
• zespoły bezpieczeństwa,
• obsługę reklamacji,
• zarząd i jednostki kontrolne.

4.5. Kontrola dostępu i bezpieczeństwo

• role i uprawnienia użytkowników,
• SSO,
• tokeny dostępu,
• separację obowiązków,
• szyfrowanie transmisji TLS,
• szyfrowanie danych w spoczynku,
• opcjonalne zarządzanie kluczami z użyciem KMS/HSM,
• polityki retencji,
• raporty dostępu i aktywności.

Archivanta opisuje architekturę dostępu opartą o role, tokeny, SSO i kontrolę uprawnień, a także mechanizmy bezpieczeństwa obejmujące szyfrowanie oraz audyt operacji.

4.6. Integracje z systemami klienta

Wdrożenie Enterprise może zostać zintegrowane z istniejącymi systemami organizacji, takimi jak:

• core banking,
• system polisowy,
• CRM,
• ERP,
• OMS,
• platforma e-commerce,
• system obiegu dokumentów,
• system fakturowania,
• hurtownia danych,
• systemy compliance i audytu.

Dostępne modele integracji mogą obejmować:

• API,
• webhooki,
• kolejki,
• import wsadowy,
• panel operatora,
• automatyczne zwrotne potwierdzenia publikacji lub pobrania.

5. Proponowany pakiet Enterprise

Archivanta Enterprise to pakiet przeznaczony dla organizacji o wysokim wolumenie dokumentów, wielu kanałach publikacji oraz indywidualnych wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa, retencji, integracji i SLA.

6. Model wdrożenia

Proponujemy wdrożenie w czterech etapach.

Etap 1 — Analiza i projekt rozwiązania

Celem etapu jest zrozumienie procesów klienta i przygotowanie architektury docelowej.

• analiza dokumentów objętych trwałym nośnikiem,
• identyfikacja systemów źródłowych,
• analiza wolumenów,
• określenie metadanych biznesowych,
• ustalenie polityk retencji,
• określenie wymagań prawnych, compliance i bezpieczeństwa,
• wybór modelu infrastruktury,
• przygotowanie koncepcji integracji.

Rezultat: dokument koncepcji wdrożenia, model danych i metadanych, mapa procesów publikacji, rekomendowany model integracji, założenia SLA i retencji.

Etap 2 — Pilotaż / Proof of Concept

Celem etapu jest uruchomienie kontrolowanego pilotażu dla wybranego procesu lub grupy dokumentów.

• konfiguracja środowiska testowego,
• uruchomienie wybranego kanału publikacji,
• integracja z jednym systemem źródłowym lub importem wsadowym,
• walidacja dokumentów,
• publikacja testowych dokumentów,
• testowanie śladu audytowego,
• testy pobierania i raportowania,
• odbiór biznesowy i techniczny.

Rezultat: działający pilotaż, raport z testów, rekomendacje przed wdrożeniem produkcyjnym.

Etap 3 — Wdrożenie produkcyjne

• konfiguracja produkcyjna,
• integracja API, webhooków, kolejek lub importu wsadowego,
• konfiguracja SSO i ról,
• konfiguracja retencji,
• konfiguracja raportów,
• testy bezpieczeństwa i wydajności,
• procedury backupu i odtwarzania,
• przygotowanie dokumentacji operacyjnej,
• szkolenie administratorów i użytkowników.

Rezultat: produkcyjne uruchomienie Archivanta, dokumentacja techniczna i operacyjna, plan utrzymania, procedury obsługi incydentów i reklamacji.

Etap 4 — Utrzymanie i rozwój

• monitoring działania,
• raporty okresowe,
• wsparcie techniczne,
• rozwój integracji,
• rozszerzenie wolumenów,
• optymalizacja kosztów przechowywania,
• audyty i przeglądy bezpieczeństwa,
• dostosowanie do nowych wymagań prawnych i organizacyjnych.

7. Korzyści dla klienta

8. Model komercyjny Enterprise

Cena pakietu Enterprise jest ustalana indywidualnie, ponieważ zależy od wolumenu dokumentów, pojemności, czasu retencji, liczby integracji, modelu infrastruktury, SLA oraz poziomu wsparcia.

Elementy wpływające na wycenę:

• liczba dokumentów publikowanych miesięcznie,
• średni rozmiar dokumentu,
• całkowita pojemność przechowywania,
• okres retencji,
• liczba systemów integrowanych,
• wymagania dotyczące SLA,
• model infrastruktury: cloud, private cloud, hybryda lub dedykowane środowisko,
• zakres migracji historycznych,
• wymagania bezpieczeństwa,
• wymagania dotyczące raportowania,
• poziom wsparcia technicznego.

Możliwe modele rozliczenia:

9. Przykładowe warianty Enterprise

10. Rekomendowany pierwszy krok

Rekomendujemy rozpoczęcie od warsztatu wdrożeniowego, podczas którego wspólnie określimy:

• jakie dokumenty mają być publikowane jako trwały nośnik,
• jakie systemy będą źródłem dokumentów,
• jakie metadane muszą być przekazywane,
• jaki wolumen dokumentów będzie obsługiwany,
• jaki okres retencji jest wymagany,
• jaki model infrastruktury jest preferowany,
• jakie wymagania prawne, bezpieczeństwa i audytu muszą zostać spełnione.

Po warsztacie przygotowywana jest indywidualna wycena oraz harmonogram wdrożenia.