Cyfrowe archiwum dokumentacji naukowej dla uczelni wyższych

Wyzwanie

Uczelnie wyższe w Polsce są zobowiązane do przechowywania dokumentacji przebiegu studiów – w tym prac dyplomowych – nawet przez 50 lat.

W praktyce oznacza to:

• konieczność utrzymywania rozbudowanych archiwów papierowych,
• wysokie koszty magazynowania i zabezpieczenia dokumentów,
• czasochłonne procesy wyszukiwania i obsługi dokumentacji,
• potrzebę zatrudniania wyspecjalizowanego personelu archiwizacyjnego.

Jednocześnie uczelnie stoją przed wyzwaniem transformacji cyfrowej, przy zachowaniu zgodności z przepisami prawa.

Regulacje prawne i zgodność

Cyfrowe archiwum zostało zaprojektowane w oparciu o obowiązujące przepisy prawa polskiego i europejskiego, umożliwiając legalne przejście na elektroniczną archiwizację dokumentacji.

Kluczowe akty prawne:

1. 1. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (2018)
   nakłada obowiązek przechowywania dokumentacji studiów
   dopuszcza prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej
2. 2. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (1983)
   definiuje podział dokumentów na kategorie A i B
   umożliwia digitalizację dokumentów
   dopuszcza zniszczenie dokumentów kategorii B po spełnieniu warunków formalnych
3. 3. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji przebiegu studiów
   dopuszcza systemy teleinformatyczne
   wymaga integralności, dostępności i autentyczności danych
4. 4. Rozporządzenie eIDAS (UE 910/2014)
   reguluje podpisy i pieczęcie elektroniczne
   zapewnia autentyczność dokumentów cyfrowych
5. 5. RODO (GDPR)
   reguluje przetwarzanie danych osobowych
   wymaga wdrożenia środków bezpieczeństwa i kontroli dostępu
6. 6. Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów publicznych (2005)
   określa wymagania dla systemów IT w administracji
7. 7. Krajowe Ramy Interoperacyjności (KRI)
   wymagają zapewnienia:
   integralności danych
   dostępności systemu
   bezpieczeństwa informacji
   rozliczalności operacji
8. 8. Normy techniczne (ISO)
   ISO 19005 (PDF/A) – archiwizacja dokumentów
   ISO 27001 – bezpieczeństwo informacji
   ISO 14721 (OAIS) – archiwa cyfrowe

Trwały nośnik danych (Durable Medium)

Zgodnie z wymaganiami prawnymi, system archiwizacji musi spełniać cechy trwałego nośnika danych:

• dokumenty są przechowywane w sposób uniemożliwiający ich modyfikację,
• możliwe jest odtworzenie dokumentu w oryginalnej formie,
• zapewniona jest integralność i audytowalność,
• dostęp do danych jest kontrolowany.

System spełnia te wymagania poprzez wykorzystanie technologii kryptograficznych i rozproszonej architektury.

Rozwiązanie

Nowoczesne cyfrowe archiwum oparte o software’owy trwały nośnik danych, wykorzystujące:

• Blockchain – niezmienność danych,
• Drzewo Merkla – weryfikacja integralności,
• Architektura Peer-to-Peer – odporność na awarie,
• Chmura (AWS / Azure / Google Cloud) – skalowalność.

Rozwiązanie eliminuje konieczność stosowania kosztownych rozwiązań sprzętowych (np. macierzy WORM).

Jak działa system

1. Dokument trafia do systemu (np. praca dyplomowa).
2. Jest konwertowany do formatu archiwalnego (np. PDF/A).
3. Tworzony jest kryptograficzny hash dokumentu.
4. Hash zapisywany jest w strukturze Merkla oraz blockchainie.
5. Dokument jest replikowany w wielu węzłach systemu.
6. Dostęp kontrolowany jest przez system uprawnień.

Zgoda na brak wersji papierowych

Kluczowym elementem transformacji cyfrowej jest możliwość rezygnacji z dokumentacji papierowej.

Zgodnie z przepisami:

• dokumenty mogą być przechowywane wyłącznie w formie cyfrowej,
• dotyczy to dokumentów kategorii B (niearchiwalnych),
• uczelnia musi uzyskać zgodę właściwego archiwum państwowego na zniszczenie wersji papierowej.

Oznacza to, że uczelnia może całkowicie zrezygnować z archiwum papierowego, jeśli system spełnia wymagania trwałości, integralności i bezpieczeństwa danych.

Warunki uzyskania zgody

Aby uzyskać zgodę archiwum państwowego, uczelnia musi wykazać, że system:

• zapewnia niezmienność dokumentów,
• umożliwia odtworzenie dokumentów w oryginalnej formie,
• posiada kontrolę dostępu,
• spełnia wymagania trwałego nośnika danych,
• zapewnia bezpieczeństwo danych.

Korzyści dla uczelni